Tu primera acta con Actaroo en 5 minutos: guía paso a paso
Guía completa para crear tu primera acta con Actaroo. Desde que te registras hasta que recibes el acta en tu correo. Con capturas de cada paso.
Si acabas de descubrir Actaroo y quieres ver cómo funciona, esta guía te lleva de la mano desde que abres la web hasta que recibes tu primera acta en el correo. Todo el proceso dura menos de 5 minutos.
Antes de empezar: lo que necesitas tener preparado
Para generar un acta necesitas como mínimo dos cosas:
1. Un audio resumen de la junta. No hace falta que grabes la junta entera. Cuando termine la reunión, coge tu móvil y graba 2-3 minutos contando lo que ha pasado: qué puntos se han tratado, qué se ha acordado, cómo han ido las votaciones. Como se lo contarías a un compañero. Vale cualquier formato: la nota de voz de WhatsApp, una grabación con la app del móvil, un MP3, lo que tengas.
2. La convocatoria de la junta (el orden del día). El PDF o imagen que se envió a los propietarios con los puntos a tratar. Actaroo lo necesita para estructurar el acta correctamente.
Opcionalmente, también puedes subir el listado de asistentes: una foto del folio de firmas o un PDF. Si no lo tienes a mano, puedes introducirlos manualmente.
Paso 1: Regístrate o accede a tu cuenta
Ve a actaroo.com y pulsa "Acceder / Registrarse". Puedes registrarte con tu email o directamente con Google. El registro es gratuito y tarda 30 segundos.
Una vez dentro, llegarás a tu panel de control. Aquí es donde gestionas todas tus actas.
Paso 2: Rellena los datos de la junta
En la parte superior del panel verás el formulario de generación de actas. El primer paso te pide los datos básicos:
- Nombre de la comunidad
- Tipo de junta (ordinaria o extraordinaria)
- Fecha y hora de la junta
- Lugar donde se celebró
Rellena los campos y pulsa "Siguiente".
Paso 3: Sube el audio
Aquí subes tu audio resumen. Pulsa el botón de subida o arrastra el archivo directamente. Actaroo acepta todos los formatos habituales: MP3, WAV, M4A, OGG, e incluso los archivos de WhatsApp. El tamaño máximo es de 100 MB, que da para audios de más de una hora sin problema.
Verás una barra de progreso mientras se sube. Cuando termine, pulsa "Siguiente".
Paso 4: Sube la convocatoria
Sube el documento con el orden del día. Puede ser un PDF, una imagen (JPG, PNG), o incluso un documento Word. Actaroo lee el contenido automáticamente para identificar los puntos que se trataron en la junta.
Paso 5: Asistentes (opcional pero recomendable)
Este paso es opcional pero muy recomendable. Tienes tres opciones:
- Subir una foto del folio de firmas: haz una foto con el móvil y súbela. Actaroo extrae los nombres automáticamente.
- Subir un PDF con el listado de asistentes.
- Introducirlos manualmente: una tabla donde vas añadiendo nombre, propiedad y coeficiente de cada asistente.
Si no subes asistentes, Actaroo genera el acta igualmente pero sin el listado detallado. Siempre puedes añadirlos después editando el Word.
Paso 6: Generar el acta
Pulsa el botón "Generar Acta" y espera. Verás una barra de progreso que te indica en qué paso está el procesamiento. El proceso completo suele tardar entre 2 y 5 minutos, dependiendo de la duración del audio.
Cuando termine, recibirás el acta en tu correo electrónico en formato Word editable. También puedes descargarla directamente desde tu panel pulsando "Descargar Acta".
¿Y después?
Abre el Word, revísalo, haz los ajustes que consideres necesarios (un nombre mal escrito, un detalle que quieras matizar) y ya lo tienes. Si quieres ir un paso más allá, puedes usar la firma digital integrada para enviársela al presidente y que la firme desde su móvil sin necesidad de quedar.
Tu primera acta es completamente gratis. Cada mes tienes una acta gratuita con tu cuenta. Si necesitas más, los paquetes empiezan en 4 euros por acta.
Resumen rápido
1. Regístrate (30 segundos)
2. Rellena datos de la junta (30 segundos)
3. Sube el audio resumen (10 segundos)
4. Sube la convocatoria (10 segundos)
5. Opcionalmente, sube los asistentes (30 segundos)
6. Pulsa "Generar Acta" y espera (2-5 minutos)
Tiempo total de tu parte: menos de 2 minutos. El resto lo hace Actaroo.