Registro de evidencia: tus firmas digitales con respaldo legal
Cada acta firmada en Actaroo genera un documento de evidencia con hash SHA-256, datos del firmante, IP y referencias al Reglamento eIDAS.
Cuando hablamos de firmar documentos digitalmente, la primera pregunta que surge es siempre la misma: "¿Y esto tiene validez legal? ¿Qué pasa si alguien lo impugna?"
Es una pregunta lógica. Y la respuesta es que la validez legal de una firma electrónica depende en gran medida de las evidencias que puedas presentar sobre el proceso de firma. No basta con tener un PDF con una imagen de firma pegada. Necesitas poder demostrar quién firmó, cuándo, desde dónde, y que el documento no ha sido modificado después de la firma.
Por eso, cada vez que un acta se firma en Actaroo, el sistema genera automáticamente un registro de evidencia que puedes descargar como documento PDF independiente.
¿Qué contiene el registro de evidencia?
Datos del documento:
- Título del acta firmada
- Fecha de creación del acta
- Hash SHA-256 del documento original: un código único de 64 caracteres que identifica el contenido exacto del documento. Si alguien cambiara una sola coma del acta después de firmarla, el hash sería completamente diferente. Es la forma más fiable de demostrar que un documento no ha sido alterado.
- Hash SHA-256 del documento firmado: lo mismo, pero del PDF final con las firmas incorporadas.
Datos de la firma del presidente:
- Nombre completo del firmante
- Correo electrónico
- Rol (Presidente)
- Método de firma utilizado (certificado digital PAdES o firma manuscrita con verificación OTP)
- Fecha y hora exacta de la firma
- Dirección IP desde la que se firmó
- Si usó certificado: nombre del certificado (CN) y emisor
- Si usó firma manuscrita: confirmación de que el código OTP fue verificado por email
Datos de la firma del administrador:
- Los mismos datos que para el presidente
- Certificado digital utilizado
Marco legal aplicable:
- Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS), Artículo 25.1: las firmas electrónicas no pueden ser rechazadas como prueba por el mero hecho de ser electrónicas
- Ley 6/2020, reguladora de servicios electrónicos de confianza en España
- Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal, Artículo 19: las actas deben ser firmadas por Presidente y Secretario, sin especificar el tipo de firma
¿Para qué sirve en la práctica?
El registro de evidencia es tu respaldo en caso de que alguien cuestione la validez de una firma. Lo guardas junto con el acta firmada y, si algún día un propietario impugna un acuerdo alegando que "la firma no es válida", tienes un documento que demuestra exactamente cómo, cuándo y por quién fue firmada.
En la práctica, la mayoría de las veces no lo necesitarás. Pero el día que lo necesites, te alegrarás de tenerlo.
¿Cómo se descarga?
Desde tu panel de Actaroo, junto a cada acta que tiene la doble firma completada (presidente + administrador), verás un botón "Evidencia". Al pulsarlo, se genera y descarga automáticamente el PDF con toda la información. No tienes que hacer nada especial: se genera al momento.