Nueva funcionalidad: firma digital de actas integrada
Ahora puedes enviar el acta al presidente para que la firme digitalmente desde su ordenador o móvil, con certificado digital o firma manuscrita verificada por email.
Si eres administrador de fincas, sabes perfectamente de qué va esto: la junta termina, generas el acta, la imprimes, llamas al presidente para quedar, le llevas el acta, esperas a que la lea (si es que la lee), firma, vuelves al despacho, escaneas, guardas el PDF... y así con cada comunidad. Semanas de ir y venir para algo que debería ser inmediato.
Eso se ha terminado.
A partir de hoy, Actaroo incluye un sistema de firma digital integrado que permite al presidente firmar el acta desde su ordenador o su móvil, sin moverse de casa. Y después firmas tú como administrador. En cuestión de minutos, tienes el acta con doble firma lista para el libro de actas.
Cómo funciona paso a paso
1. Genera tu acta como siempre. Subes el audio de la junta y la convocatoria. En minutos, Actaroo te entrega el acta en formato Word. La revisas y, si está todo correcto, pasas al siguiente paso.
2. Pulsa "Enviar para firma". En tu lista de actas verás un botón nuevo junto a cada acta completada. Al pulsarlo, se abre un formulario donde introduces el nombre y el correo electrónico del presidente de la comunidad. Actaroo convierte el acta a PDF y le envía un correo profesional con el documento adjunto y un enlace seguro para firmarlo.
3. El presidente recibe el correo y firma. El presidente abre el enlace y ve el acta completa en un visor de PDF integrado en la página. Puede leerla con calma y, cuando esté conforme, tiene dos opciones para firmar:
Opción A: Firma con certificado digital. Si el presidente tiene un certificado de la FNMT o un DNI electrónico, puede firmar con la aplicación AutoFirma del Gobierno de España. La firma queda incrustada directamente en el PDF con formato PAdES, que es el estándar europeo de firma digital en documentos PDF. Esta es la opción con máxima validez legal, equivalente a una firma manuscrita según el Reglamento eIDAS.
Opción B: Firma manuscrita digital. Si el presidente no tiene certificado digital (que es lo más habitual), puede dibujar su firma directamente en la pantalla con el ratón o con el dedo si está en el móvil. Para verificar su identidad, se le envía un código de 6 dígitos a su correo electrónico que debe introducir para completar la firma. Este sistema genera un registro de evidencia completo: hash SHA-256 del documento, dirección IP, fecha y hora exacta, y la verificación por email.
4. Tú firmas como administrador. Cuando el presidente firma, te aparece un aviso en tu panel de Actaroo: "Tienes 1 acta pendiente de tu firma". Pulsas el botón "Firmar como administrador", se abre AutoFirma, seleccionas tu certificado y listo. El acta queda con la doble firma.
5. Descarga el acta firmada y el registro de evidencia. Una vez completada la doble firma, en tu panel aparecen dos botones: "Descargar firmada" (el PDF con ambas firmas visibles) y "Evidencia" (un documento PDF independiente con todos los datos técnicos y legales de la firma).
¿La firma manuscrita en pantalla tiene validez legal?
Sí. El Artículo 25.1 del Reglamento europeo eIDAS (Reglamento UE 910/2014) establece literalmente que "no se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica". Traducido al lenguaje de la calle: la firma del presidente dibujada en pantalla y verificada con un código por email es legalmente válida.
Además, la Ley de Propiedad Horizontal (Artículo 19) exige que las actas estén "firmadas por el Presidente y el Secretario", pero no especifica el tipo de firma. No dice "firma manuscrita", no dice "firma con certificado". Solo dice "firmadas". Cualquier firma electrónica válida cumple este requisito.
Y por si fuera poco, cada firma genera un registro de evidencia con el hash SHA-256 del documento (que demuestra que no se ha alterado después de firmar), la IP desde la que se firmó, la fecha y hora exacta, y la verificación del firmante. Todo atado y bien atado.
¿Cuánto cuesta?
Nada extra. La firma digital está incluida en el precio del acta. Si generas un acta con tu crédito, la firma no tiene coste adicional. El sistema utiliza AutoFirma (la herramienta gratuita del Gobierno de España) para las firmas con certificado, y para las firmas manuscritas el proceso se ejecuta íntegramente en nuestros servidores.
Vídeo explicativo
Hemos grabado un vídeo de 2 minutos donde mostramos todo el proceso paso a paso. Puedes verlo aquí:
Si ya tienes cuenta en Actaroo, puedes empezar a usar la firma digital ahora mismo. Solo tienes que generar un acta y pulsar "Enviar para firma". Si aún no tienes cuenta, puedes crearla gratis y probar con tu primera acta sin coste.